Konfigurace e-mailového prostoru

Tvorba webových stránek sebou přináší mnoho dalších otázek, které je nutné vyřešit. Pro nás jsou to věci běžné, pro klienty však často skrývají mnohé komplikace a často i neporozumění problému.

Vyrobené webové stránky je potřeba umístit na hosting, zvolit správnou doménu, nasměrovat doménové záznamy pro stránky i e-maily a zvolit správnou konfiguraci e-mailů.

Konfigurace e-mailového prostoru obnáší:

  • volbu spolehlivého diskového prostoru pro e-maily
  • směrování doménových záznamů
  • konfigurace jednotlivých e-mailových účtů
  • nastavení zabezpečení e-mailového prostoru
  • nastavení antivirové ochrany a antispamové kontroly
  • konfigurace firemního poštovního serveru
  • konfigurace e-mailových klientů na jednotlivých počítačích

Volba spolehlivého diskového prostoru pro e-maily

Požadavek na spolehlivost diskového prostoru pro e-mailovou komunikaci neustále roste. Případy, kdy špatná volba hostingu způsobila nepříjemné komplikace jsou díky četnému výskytu nabídek levných hostingových služeb na denním pořádku. Ze zkušenosti víme, že spolehlivost hostingových služeb je přímo úměrná délce existence poskytovatele hostingu a ceně za objednanou službu. Sami máme letitou zkušenost s mnoha nedostatky poskytovatelů hostingu, proto z celé plejády hostingových firem doporučujeme tyto poskytovatele hostingu: Active 24, Ignum, Forpsi.

Směrování doménových záznamů pro e-maily

Konfigurace doménových záznamů je obor, kterému se mohou bezchybně věnovat pouze odborníci. Většina registrátorů domén, u kterých lze doménu zaregistrovat a kteří se starají o doménové záznamy po dobu předplaceného období, nabízejí v rámci poskytovaných služeb i administrační prostředí, ve kterém lze konfiguraci doménových záznamů měnit.

Informace o provedených změnách doménových záznamů si po jejich provedení postupně mezi sebou přebírají všechny stroje DNS (domain name server) v internetové síti, které mají směrování doménových záznamů na starosti. Změny se projevují rovněž postupně, změna doménového záznamu by se však měla projevit nejdéle do 48 hodin.

Chybná konfigurace doménového záznamu pro e-maily

Při Vaší chybné konfiguraci doménového záznamu se Vám může stát, že po dobu 48 hodin nebude funkční přijímaní nebo odesílání e-mailů. V případě opravy této chyby můžete dalších 48 hodin očekávat, že se projeví provedení opravy této chyby. K tomu přičtěme dobu, kdy zjišťování chyby, proč nejde odesílat či přijímat e-maily, zabere dalších 12 hodin. Absence hostingové podpory prodlouží dobu opravy chybné konfigurace po jejím zjištění o dalších 12 hodin.

             48 + 12 + 12 + 48 = 96 hodin

Chyba v konfiguraci by tedy mohla paralyzovat Vaši e-mailovou komunikaci na dobu šesti dnů.

Konfigurace jednotlivých e-mailových účtů

Je-li zajištěn hosting a diskový prostor pro e-maily, zbývá rozdělit hostingový prostor a přidělit jednotlivým e-mailových účtům adekvátní velikost. Každá konfigurace e-mailového  účtu sestává ze zadání uživatelského jména a hesla. Dále lze konfigurovat aliasy a přesměrování. V případě zadávání hesla důrazně doporučujeme dbát zásad zabezpečení a volit raději komplikovaná hesla. Heslo pro e-mailový účet by mělo obsahovat malá a velká písmena, číslovky i neobvyklý znak. Heslo by nemělo být příliš krátké, aby jeho rozluštění bylo přiměřeně komplikované a chráněné proti odhalení.  Dostatečně bezpečné heslo by mělo obsahovat nejméně osm znaků.

Příklad správného a bezpečného hesla pro e-mailový účet: 

Jc7k9E1$

Správný tvar názvu e-mailového účtu

jmeno.prijmeni@domena.cz

E-mailový účet pro firmu by měl být konfigurován ve tvaru, který odpovídá firemní kultuře. Název e-mailu musí určitě obsahovat příjmení osoby, která e-mail používá. Pro případ výskytu více osob se shodným příjmením ve firmě doporučujeme použít i křestní jméno. Název e-mailu pro jednotlivé úseky doporučujeme označit názvem vypovídajícím o umístění adresáta. Za e-mailovým znakem @ doporučujeme uvést název té domény, na kterých je umístěna firemní prezentace. Dříve se používalo oddělení slov v názvu e-mailu podtržítko (_), dnes se k oddělení slov převážně využívá tečka.

Příklady správného tvaru firemních e-mailových adres:

  • petr.novak@studio20.cz
  • veronika.kratochvilova@studio20.cz
  • tiskove.oddeleni@studio20.cz
  • fakturace@studio20.cz

Příklady nesprávného tvaru firemních e-mailových adres: 

  • lucifer@studio20.cz
  • jp@studio20.cz
  • obch_prw@studio20.cz
  • starosta@seznam.cz
  • reditel@iol.cz

Nastavení zabezpečení e-mailového prostoru

V rámci dodržování bezpečnosti doporučujeme nesdělovat nikomu svá hesla k e-mailovým účtům, dokonce je ani neukládat do prohlížečů webových stránek. Zcizením hesla může dojít ke zneužití obsahu e-mailové korespondence a k vyzrazení citlivých údajů. V rámci bezpečnosti e-mailové korespondence je vhodné heslo k e-mailovému účtu v pravidelných intervalech (cca 2x ročně) zaměnit.

Nastavení antivirové ochrany a antispamové kontroly

Zabezpečení e-mailového prostoru před nezvanými hosty (hackery, viry, adware) je otázkou, kterou byste si měli položit již při volbě hostingu. Seriózní poskytovatel hostingu se o většinu nebezpečí postará v rámci poskytovaných služeb, úroveň přísnosti antispamové kontroly lze nastavit libovolně v několika variantách. Zde platí pravidlo, že čím více nevyžádané pošty obdržíte, tím by pravidla měla být přísnější. Pozor na nastavení přísné kontroly obsahu e-mailové korespondence – antispam může i nevinnou e-mailovou poštu označit jako nevyžádanou a jako spam ji také odstranit.

Čtěte více o problematice nevyžádané pošty - co je to SPAM na stránkách společnosti Conectinet »

Konfigurace firemního poštovního serveru

Vlastní poštovní server v případě, že jej firma vlastní, má celou řadu výhod:

  • přenos a uložení zpráv jsou pod přímou kontrolou firmy
  • lze použít libovolně velký diskový prostor
  • lze použít libovolnou velikost pro e-mailový účet
  • lze přímo ovlivnit nastavení bezpečnosti, antivirové a antispamové kontroly
  • lze archivovat historická data libovolně bez zvyšování nákladů

S konfigurací vlastního poštovního serveru je spojena rozsáhlá problematika, kterou dokonale zvládají pouze správci firemní sítě. Proto zde podrobnosti neuvádíme.

Konfigurace e-mailových klientů na jednotlivých počítačích

S příchodem nové domény při tvorbě webových stránek vyvstává otázka, kdo dokáže na jednotlivých počítačích provést konfiguraci poštovního klienta (např. Outlook Express, Microsoft Outlook, Thunderbird) tak, aby bylo možné  pomocí e-mailů komunikovat. Konfigurace počítače a e-mailu je sice poměrně snadná, ale specialistů je málo. Nesmíme zapomínat ani na správnou konfiguraci serverů POP3 a SMTP. Proto v rámci tvorby webových stránek nabízíme svým klientům kompletní konfiguraci počítačové sítě i jednotlivých stanic, konfiguraci poštovních klientů tak, aby mohli bez problémů spolehlivě a bezpečně komunikovat.

Čtěte nastavení SMTP serveru pro Outlook na stránkách společnosti Conectinet »

Naše komplexní péče o klienty obnáší i pravidelné výjezdy našich kvalifikovaných techniků. Nejste li si jisti konfigurací e-mailů a nechcete podlehnout riziku zbytečných komplikací s jejich chybným nastavením, neváhejte nás kontatovat.